Bagaimana cara membuat ringkasan rapat dengan GPT-3 dari OpenAI

Pernah mengikuti rapat kerja yang tidak memberi Anda pemahaman lebih lanjut tentang tugas-tugas yang Anda delegasikan atau konsensus yang dicapai? Kita semua pernah mengalaminya, terutama ketika banyak orang berbicara secara bersamaan, pertanyaan tidak terjawab, atau batas waktu sebuah proyek tidak jelas.

Baik produktivitas maupun kejelasan seringkali terpengaruh. (Tidak ada yang lebih buruk daripada harus menjadwalkan pertemuan lain untuk membahas pertemuan pertama itu.)

Jadi, daripada menghabiskan waktu untuk mengejar orang yang mencatat, gunakan integrasi Zapier dengan OpenAI (pembuat ChatGPT) untuk menyelamatkan hari. Anda dapat membuat alur kerja otomatis, yang kami sebut Zaps, yang meminta GPT-3 untuk membuat ringkasan rapat dan mengirimkannya ke kanal Slack tim Anda. Di bawah ini, kami akan membahas dua cara yang berbeda untuk melakukannya!

Buat transkrip dan ringkasan rapat dari rekaman

Saya telah lama mencari alat yang menyediakan transkripsi otomatis, dan juga dapat membuat ringkasan akurat dari teks tersebut. Melakukan hal ini akan memungkinkan saya untuk dengan cepat mendapatkan inti dari sebuah pertemuan, dan melihat apakah ada tugas yang perlu ditangani. Untungnya, integrasi Zapier dengan OpenAI memiliki langkah tindakan yang bergantung pada Whisper, sistem pengenalan ucapan otomatis (ASR), yang memungkinkan saya melakukannya.

Anda dapat membuat alur kerja otomatis—apa yang kami sebut sebagai Zap—yang akan meminta Whisper untuk membuat transkrip dari file audio yang Anda unggah, dan kemudian membuat ringkasan teks. Ini akan memastikan agar semua orang tetap berada dalam halaman yang sama—dan tidak ada detail penting dari aktivitas sehari-hari Anda yang terlewatkan.

Anda bisa membuat Zap Anda sendiri dari awal tanpa pengetahuan pemrograman, tapi kami juga menawarkan template cepat untuk memulai. Jika Anda ingin memulai dengan template, klik pada template Zap di bawah ini, dan Anda akan dibawa ke editor Zap. Anda perlu membuat akun Zapier jika Anda belum memiliki satu. Kemudian, ikuti petunjuk di bawah ini untuk mengatur Zap Anda.

Sebelum Anda memulai

Untuk tutorial ini, kita akan menggunakan Dropbox untuk mengunggah file masuk. Pastikan Dropbox Anda (atau aplikasi penyimpanan lainnya) memiliki folder untuk file audio pertemuan Anda dan mencakup setidaknya satu file audio. File audio juga harus memiliki ukuran maksimal 25 MB dan berformat MP3, MP4, MPEG, MPGA, M4A, WAV, atau WebM.

Karena kami menggunakan OpenAI's Whisper untuk mentranskripsi file audio, Anda akan membutuhkan akun OpenAI dan kunci API. Jika Anda belum memiliki akun OpenAI, membuatnya gratis. Setelah Anda membuat kunci API Anda, pastikan untuk menyimpannya di pengelola kata sandi karena Anda tidak akan dapat mengambilnya kembali.

Siapkan pemicu Dropbox Anda

Pertama, Atur pemicu Anda - peristiwa yang memulai Zap Anda. Pilih Dropbox untuk aplikasi pemicu Anda dan File Baru di Folder untuk peristiwa pemicu Anda.

Jika Anda belum melakukannya, Anda akan diminta untuk menghubungkan akun Dropbox Anda. Klik pada Pilih akun... dan pilih akun dari menu dropdown (jika Anda telah menghubungkan Dropbox ke Zapier sebelumnya) atau klik + Hubungkan akun baru.

Kemudian, pilih folder Dropbox yang ingin Anda gunakan. Dalam kasus kami, kami telah mengatur folder Dropbox yang disebut Transkrip pertemuan. Anda dapat meninggalkan pengaturan default sebagai Ya untuk menyertakan isi file.

Selanjutnya, klik Lanjut. Kami akan membutuhkan file folder yang sudah ada untuk menyiapkan sisa dari Zap ini, jadi klik Pengujian pemicu. Jika pengujian Anda berhasil, Anda akan melihat isi dari file folder Anda. Klik Lanjut.

Menyiapkan tindakan OpenAI Anda

Sekarang mari kita atur tindakan—acara yang akan dilakukan oleh Zap Anda begitu dipicu. Pilih aplikasi OpenAI sebagai aplikasi tindakan Anda dan pilih Buat Transkripsi sebagai acara tindakan Anda. Klik Lanjutkan.

Kemudian, jika belum, Anda akan diminta untuk menghubungkan akun OpenAI Anda ke Zapier. Klik pada Pilih akun... dan pilih akun dari menu dropdown (jika Anda sudah pernah menghubungkan OpenAI ke Zapier) atau klik + Hubungkan akun baru. Selanjutnya, Anda akan diminta untuk memasukkan kunci API OpenAI yang telah Anda salin sebelumnya, dalam jendela popup.

Sesudah Anda melakukan itu, kembali ke editor Zap dan klik Lanjutkan.

Sekarang datang bagian paling penting: Memberitahu Zap Anda dari mana mengambil file audio dan instruksi untuk membuat transkripsi darinya. Klik di dalam kolom Berkas dan pilih Tautan Media Langsung dari menu dropdown Sisipkan Data.

Selanjutnya adalah prompt Anda. Meskipun Anda tidak perlu memberi instruksi kepada GPT untuk membuat transkrip (tindakan Zap akan melakukannya untuk Anda), Anda dapat menggunakan kolom ini untuk meningkatkan kualitas transkripsi. Misalnya, Anda dapat meminta GPT untuk menghapus penanda waktu atau menambahkan kata kunci atau nama perusahaan tertentu agar AI tidak salah mengeja kata-kata.

Anda juga dapat memilih format respons, yang berarti jenis format file teks yang Anda inginkan untuk file akhir. Dalam kasus kami, kami akan menggunakan teks standar, tetapi Anda dapat memilih SRT, JSON, dan lainnya.

Akhirnya, kamu juga dapat menambahkan bahasa audio. Jika kamu biarkan kosong, maka akan otomatis menggunakan bahasa Inggris. Setelah kamu selesai mengatur field ini, klik Lanjutkan.

Sekarang saatnya untuk menguji aksi Anda. Ketika Anda mengklik Test & Review atau Test & Continue, Zapier akan menarik ringkasan dari OpenAI sesuai dengan cara Anda menyesuaikan bidang-bidang di Zap Anda.

Saat Anda melihat bahwa pemicu Anda bekerja dengan benar, klik tombol + di bagian bawah layar Anda untuk menambahkan langkah baru ke Zap Anda.

Menyiapkan tindakan Dropbox Anda

Sekarang mari kita atur langkah berikutnya dari alur kerja ini, yang akan membuat file teks baru di Dropbox dengan transkripsi yang dibuat oleh OpenAI. Pilih Dropbox untuk aplikasi tindakan Anda dan Buat File Teks untuk acara tindakan Anda.

Klik Lanjutkan.

Hubungkan akun Dropbox Anda ke Zapier (atau pilih akun yang sudah ada) dan klik Lanjutkan.

Sekarang saatnya untuk menyiapkan tindakan Dropbox Anda. Pilih folder Dropbox mana yang ingin Anda kirimkan transkrip ke dalam kolom Folder. Di Zap kami, kami akan mengirimkan transkrip ke folder yang sama di mana kami menyimpan file audio.

Saat Anda selesai memilih lokasi folder, tarik nama Dropbox pertemuan dengan mengklik di kolom Nama File dan memilih Nama File Dropbox dari pilihan data.

Sekarang bagian yang paling penting: Anda akan ingin menarik hasil Whisper Anda (transkripsi Anda) dengan mengklik di bidang Konten File dan memilih Konten dari dropdown data. Hal ini akan menambahkan file transkripsi ke folder Dropbox Anda.

Anda juga dapat memilih apakah akan menimpa file atau tidak, tetapi dalam kasus ini Anda harus memilih Tidak. Kemudian, klik Lanjutkan.

Sekarang saatnya untuk menguji tindakan Anda. Ketika Anda mengklik Uji tindakan, Zapier akan mengirimkan transkrip ke Dropbox sesuai dengan cara Anda mengatur tindakan Anda.

Sebaiknya Anda menguji Zap Anda untuk memeriksa apakah transkrip Anda terlihat baik. Jika berhasil, Anda akan melihat transkrip di dalam folder Dropbox yang telah Anda atur. Berikut ini contoh transkrip kami:

<

Setelah Anda meninjau transkrip yang dihasilkan oleh Zap Anda, klik tombol + di bagian bawah layar Anda untuk menambahkan langkah baru ke Zap Anda.

Mengatur aksi OpenAI Anda

Sekarang saatnya untuk mengatur tindakan selanjutnya Anda. Pilih OpenAI untuk aplikasi tindakan Anda dan Kirim Prompt untuk acara tindakan Anda.

Klik Lanjutkan. Kemudian, hubungkan akun OpenAI Anda dan klik Lanjutkan.

Sekarang saatnya untuk mengatur tindakan Anda. Di bidang Model, Anda dapat membiarkannya terpilih text-davinci-003 karena kami merekomendasikannya untuk hasil terbaik.

Sekarang, Anda akan menyesuaikan permintaan Anda kepada OpenAI. Di dalam bidang Prompt, berikan OpenAI instruksi apa pun yang Anda inginkan agar dapat merangkum terjemahan transkrip dengan efektif. Untuk permintaan dalam contoh saya, saya menulis:

Buatlah ringkasan (dalam bentuk poin-poin) yang merangkum seluruh isi dari pertemuan tersebut.

Anda juga bisa menyertakan instruksi yang lebih spesifik tentang memberikan langkah-langkah berikutnya atau tugas-tugas untuk orang-orang tertentu, misalnya, atau menyertakan hitungan kata yang spesifik.

Setelah Anda menulis prompt Anda, pastikan untuk menarik data dari langkah Dropbox Anda dengan mengklik di dalam kolom Prompt dan memilih File Teks dari menu tarik data.

Setelah Anda menyesuaikan prompt Anda, Anda dapat mengatur suhu (tingkat kreativitas) dari tulisan, serta panjang maksimal.

Sekarang, uji tindakan Anda. Jika Anda tidak puas dengan ringkasan Anda dari OpenAI, sesuaikan permintaan Anda sampai Anda puas dengan hasilnya.

Untuk menambahkan langkah terakhir ke Zap Anda, klik tombol + di bagian bawah layar Anda.

Atur tindakan Slack Anda

Sekarang mari kita atur tindakan akhir Anda untuk mengirim ringkasan rapat Anda. Pilih Slack untuk aplikasi tindakan Anda dan Kirim Pesan ke Saluran untuk acara tindakan Anda. Klik Lanjutkan.

Jika Anda belum menghubungkan akun Slack Anda, sambungkan sekarang dan klik Lanjutkan.

Sekarang mari kita atur tindakan Anda, atau bagaimana Anda ingin pesan Anda diatur. Pertama, pilih saluran mana yang ingin Anda gunakan untuk mengirim pesan Anda di bidang Channel. Dalam kasus kami, kami akan menggunakan saluran Slack tim konten kami.

Selanjutnya, sesuaikan pesan Slack dengan mengklik pada kolom Pesan Teks, lalu pilih data OpenAI yang perlu Anda masukkan dari menu dropdown Insert Data. Dalam hal ini, Anda harus mengambil Teks Pilihan, karena ini adalah ringkasan yang dibuat oleh OpenAI.

Anda juga dapat menambahkan teks statis, jika Anda ingin memformat pesan Slack Anda dengan cara tertentu, tetapi hal tersebut tidak diperlukan jika Anda hanya ingin menyertakan ringkasan rapat.

Anda juga dapat mempersonalisasi bot Anda dengan menambahkan nama pada kolom Nama Bot dan menambahkan emoji pada kolom Ikon Bot.

Sesudah Anda selesai mengatur langkah Anda, klik Lanjutkan.

Sekarang saatnya untuk menguji tindakan Anda. Ketika Anda mengklik Uji tindakan, Zapier akan mengirim pesan ke Slack sesuai dengan cara Anda mengatur pesan Anda sebelumnya.

Seperti biasa, ide bagus untuk menguji Zap Anda dan melihat apakah pesan Slack Anda terlihat baik. (Hanya beri tahu tim Anda terlebih dahulu, agar mereka tidak kaget.) Jika berhasil, Anda akan melihat pesan Slack yang diformat sesuai dengan yang Anda atur.

Anda juga harus dapat melihat tanggapan tes yang dikirim ke akun Slack Anda. Berikut ini contohnya:

Ketika kamu sudah puas dengan tampilan tes ini, kamu sekarang siap untuk mengaktifkan Zap kamu. Dan itulah yang kami sebut sebagai keberhasilan!

Gunakan OpenAI untuk membuat transkrip dan ringkasan dari pertemuan Anda

Sekarang setiap kali sebuah file audio diunggah ke Dropbox, OpenAI akan membuat transkripsi dari file tersebut, mengunggahnya ke file Dropbox Anda, kemudian OpenAI akan membuat ringkasan dari transkripsi tersebut, dan Zap akan mengirimkan ringkasan tersebut ke saluran Slack Anda.

Dengan cara ini, Anda dan anggota tim Anda dapat dengan mudah meninjau ringkasan pertemuan di Slack, tanpa harus mendengarkan rekaman atau membaca transkrip lengkap.

Membuat ringkasan rapat dari catatan

Jika biasanya Anda tidak merekam pertemuan, kemungkinan Anda tetap perlu mengirimkan ringkasan setelahnya berdasarkan catatan yang diambil dalam pertemuan. Dengan alur kerja ini, OpenAI dapat secara otomatis membuat ringkasan dari pertemuan Anda dan mempostingnya di Slack segera setelah Anda menerbitkan catatan pertemuan Anda. Kami menggunakan Evernote untuk mencatat catatan pertemuan kami, tetapi Anda dapat menggunakan aplikasi pencatat catatan apa pun yang terhubung dengan Zapier dan mengikuti langkah-langkah dasar yang sama.

Jika Anda ingin mulai dengan sebuah template, klik pada template Zap di bawah ini, dan Anda akan dibawa ke editor Zapier. Anda perlu membuat akun Zapier jika Anda belum memiliki. Kemudian, ikuti petunjuk di bawah ini untuk mengatur Zap Anda.

Sebelum Anda memulai

Pastikan Anda membuat akun OpenAI terlebih dahulu, yang dapat dibuat secara gratis. Setelah membuka akun Anda, buatlah kunci API Anda di tab pengaturan.

Ingatlah untuk menyalin kunci tersebut. Anda akan membutuhkan kunci API ini nanti saat menghubungkan akun OpenAI Anda ke Zapier.

Menyiapkan pencetus Evernote Anda

Pertama, atur pemicu Anda—kejadian yang memulai Zap Anda. Pilih Evernote sebagai aplikasi pemicu Anda dan Tag Baru Ditambahkan ke Catatan sebagai kejadian pemicu Anda.

Jika Anda belum melakukannya, Anda akan diminta untuk menghubungkan akun Evernote Anda. Klik pada Pilih akun... dan pilih akun dari menu dropdown (jika Anda telah menghubungkan Evernote ke Zapier sebelumnya) atau klik + Hubungkan akun baru.

Klik Lanjutkan. Selanjutnya, pilih tag mana yang ingin Anda gunakan untuk mengumpulkan catatan rapat Anda.

Klik menu dropdown untuk melihat tag yang tersedia di akun Evernote yang terhubung. Pada contoh ini, kami telah menyiapkan sebuah tag bernama Meeting notes sehingga setiap kali kami menambahkan tag ini ke sebuah catatan, itu akan memicu Zap. Sekarang, pilih tag Anda. (Jika tidak ada tag yang dipilih, Zap akan memicu pada semua catatan.)

Klik Lanjutkan.

Sekarang, Anda harus menguji pemicu Anda. Zapier akan mencari catatan terbaru dengan tag yang Anda tambahkan. Ini akan digunakan untuk mengatur sisa Zap Anda.

Jika Anda tidak memiliki catatan apapun, tambahkan catatan contoh dan beri tag yang sesuai, kemudian uji Zap Anda.

Klik Pemicu Uji. Ini akan menarik catatan contoh dengan tag yang tepat. Setelah Anda melihat bahwa pemicu Anda berfungsi dengan benar, klik Lanjutkan.

Menyiapkan tindakan OpenAI Anda

Sekarang mari kita atur tindakan — acara yang akan dilakukan oleh Zap Anda setelah dipicu. Pilih aplikasi OpenAI sebagai aplikasi tindakan Anda dan Kirim Prompt sebagai acara tindakan Anda. Klik Lanjutkan.

Lalu, jika belum, Anda akan diminta untuk menghubungkan akun OpenAI Anda ke Zapier. Klik Pilih akun... dan pilih akun dari menu dropdown (jika Anda sudah pernah menghubungkan OpenAI ke Zapier sebelumnya) atau klik + Hubungkan akun baru, kemudian klik Lanjutkan.

Selanjutnya, Anda akan diminta untuk memasukkan kunci API OpenAI Anda, yang telah Anda salin sebelumnya.

Kemudian, Anda perlu memberi tahu Zap Anda bagaimana cara menghasilkan rangkuman catatan pertemuan Anda.

Anda dapat mengambil data dari Evernotes Anda dengan mengklik di dalam bidang kosong di mana Anda ingin data itu berada dan memilih opsi dari menu dropdown Insert Data. Ini termasuk model AI, prompt, suhu, dan panjang maksimum.

Bagian terpenting dari pengaturan ini adalah prompt Anda. Di bidang Prompt, tuliskan apa yang Anda inginkan AI tulis. Dalam contoh ini, prompt kita adalah: Dapatkah Anda membuat ringkasan singkat dari catatan pertemuan saya dan juga mencakup langkah-langkah selanjutnya yang spesifik untuk setiap orang dalam daftar poin terpisah? Anda juga harus memperbaiki kesalahan gramatikal dan menyatakan jika ada pertanyaan yang belum terjawab.

Untuk isi pertemuan, kami akan menggabungkan teks catatan pertemuan dari sampel yang dipilih Zap.

Anda juga dapat mengatur suhu penulisan yang Anda inginkan (tingkat kreativitas) dan panjang maksimum. Anda juga dapat mengubah panjang karakter atau kata langsung di dalam kolom Prompt pada Zap Anda.

Sesampainya anda selesai menyesuaikan kolom-kolom ini, klik Lanjutkan.

Sekarang saatnya untuk menguji aksi Anda. Ketika Anda mengklik Test & Review atau Test & Continue, Zapier akan mengambil ringkasan dari OpenAI sesuai dengan cara Anda menyesuaikan bidang dalam Zap Anda.

Setelah Anda melihat bahwa pemicu Anda berfungsi dengan benar, klik Lanjutkan.

Persiapkan tindakan Slack Anda

Selanjutnya, saatnya mengatur satu langkah tindakan lagi. Pilih Slack untuk aplikasi tindakan Anda dan Kirim Pesan Channel untuk acara tindakan Anda.

Klik Lanjutkan. Anda akan diminta untuk menghubungkan akun Slack Anda. Hubungkan akun Slack Anda dan klik Lanjutkan.

Sekarang saatnya untuk mengatur tampilan pesan Slack Anda. Pilih saluran Slack mana yang ingin Anda kirimkan pesan tersebut dengan mengklik di kolom di bawah Saluran.

Setelah Anda selesai memilih saluran Anda, Anda sekarang dapat menarik hasil GPT-3 Anda dengan mengklik pada kolom Message Text dan memilih Choices Text dari menu dropdown data. Ini akan menampilkan ringkasan pesan lengkap ke dalam pesan Slack Anda.

Anda juga dapat menyesuaikan bot Anda dengan menambahkan nama ke bidang Nama Bot dan menambahkan emoji ke bidang Ikon Bot. Selain itu, Anda dapat menyertakan tautan ke Zap, melampirkan gambar, secara otomatis memperluas tautan, atau menghubungkan nama pengguna dan nama saluran.

Saat Anda selesai mengatur langkah Anda, klik Lanjutkan. Sekarang saatnya untuk menguji tindakan Anda. Ketika Anda klik Uji tindakan, Zapier akan mengirimkan pesan ke Slack sesuai dengan cara Anda mengatur pesan sebelumnya.

Sebaiknya Anda menguji Zap Anda untuk memeriksa apakah pesan Slack Anda terlihat baik. (Beritahu tim Anda terlebih dahulu, sehingga mereka tidak kaget.) Jika berfungsi dengan benar, Anda akan melihat pesan Slack diformat sesuai dengan pengaturan Anda.

Sekali Anda telah meninjau pesan Slack yang dibuat oleh Zap Anda, Zap Anda sekarang siap untuk digunakan. Jika ada yang terlihat tidak tepat, kembali dan sesuaikan hingga Anda mendapatkannya dengan benar.

Zap ini sekarang akan membuat ringkasan pertemuan dan mengirimkannya ke saluran Slack Anda dalam hitungan detik. Ini tampilan ringkasan kami:

Tulis ringkasan rapat dengan OpenAI

Sekarang, setiap kali Anda mengumpulkan catatan pertemuan di Evernote, Zap ini akan membuat rangkuman catatan Anda, menyoroti langkah-langkah selanjutnya dari setiap anggota tim, dan merangkum pertanyaan-pertanyaan yang belum terjawab dengan mengirim pesan ke saluran Slack.

Dengan begitu, Anda dan anggota tim Anda dapat melihat ringkasan dan langkah-langkah selanjutnya tanpa harus melakukan bolak-balik.

Artikel ini awalnya diterbitkan pada Februari 2023 tetapi terakhir diperbarui pada Mei 2023 untuk menambahkan cara baru dalam merangkum rapat dengan AI.